السجلات
تعتبر السجلات والملفات الكشفية عنصراً أساسيا في تنظيم الفرقة الكشفية او الطليعة لأنها تعكس أوجه النشاط وتعطي فكره واضحة عن النشاط الفردي والجماعي وكذلك فإنها تسهل متابعه كافة البرامج والنشاطات المتعلقة بالمجموعة او الفرقة بطريقه منظمة لا تخضع للنسيان او الارتجال.
لذلك فان على قائد الفرقة الكشفية إعطاء السجلات والملفات الكشفية الاهتمام الأول لأنها ترتبط بعملية
التخطيط والتنظيم والبرامج وتوثيق ما يتم من برامج ونشاطات ......... ،وبهذا الأمر يمكن تسهيل عملية التقييم المستمر على النشاطات وان يتم حفظ السجلات في مكان بعيد عن متناول كافة الأيدي وعدم إعادة أي سجل او ملف الا باطلاع أمين السر.
أنواع السجلات
1:-سجل جماعي لتوثيق الاجتماعات والمعلومات الجماعية وما يهم الفرقة بشكل عام.
2:-سجل فرعي(فردي يختص بكل فرد في الفرقة او الطليعة مثل سجل المعلومات الشخصية ،سجل تقدم الأفراد......)
3:-سجل التقدم
4:- سجلات اخرى يرى أمين السر انه بحاجه إليها .
وتكون هذه الملفات حسب المتوفر(ورقيه .بلاستيكيه.جلاسيهات ،،،،،،،،،،،
أهم السجلات الجماعية
1:-سجل اجتماع الفرقة او الطليعة ويدون فيه ما يدور ويقرر في الاجتماعات الرسمية ويقع علي
الجلسة كل من حضر الجلسة
2:-سجل المالية لتسجيل الأمور المالية (واردات ومصروفات)
3:-سجل الوارد والصادر لتسجيل كافه الأوراق التي ترد للفرقة او تصدر عنها .
4:-سجل الزيارات ويتم تقديمه لزائري المقر لتسجيل آرائهم وملاحظاتهم واقتراحاتهم فيه .
5:-سجل الأنشطة العامة ويتم توثيق الأنشطة التي تقوم بها الجماعات ويتضمن مجموعة
من المعلومات التي تتعلق بالنشاط .
أهم الملفات للفرقة :-
1:ملف الخطة السنوية العامة والبرامج
2:ملف التسجيل السنوي الرسمي
3:ملف المالية ( لحفظ الأوراق والفواتير المالية ).
4:ملف طلب الانتساب.
5:ملف النشاطات الرياضية والثقافية والفنية ......
6:ملف المخيمات والرحلات والأنشطة الكشفية الداخلية .
7:ملف المخيمات والرحلات والأنشطة الكشفية الخارجية.
8:ملف اللجنة المدنية للمجموعة .
9:ملف العلاقات العامة (دعوات -معايدات-أسماء وهواتف شخصيات-..)
10:ملف العهدة (وتوثيق العهدة في السجل)ثم حفظ الملفات في ملف ويجب ترقيم هذه الملفات بشكل يسهل حفظها والرجوع للغرض المطلوب الاطلاع عليه بسهوله ويسر .
ويمكن للطليعة ان تختار ما يناسبها من بين هذه السجلات والملفات ،علما بأنه ليس من الضروري
تفريغ النشاطات بملفات كثيرة يصعب متابعتها مستقبلا .
مع التنويه إلى ضرورة تدريب أمين السر سواء في الفرقة او الطليعة او اللجان المختلفة على كيفيه فتح الملفات وحفظها وتوثيق المعلومات وصياغة القرارات والبعد عن التشطيب في السجلات وخاصة المالية وتوخي الدقة التامة في التوثيق عند الحفظ في الملفات.
الخميس يناير 06, 2011 2:11 pm
